Co to jest KPI - Definicja

KPI (z ang. Key Performance Indicators) to kluczowy wskaźnik efektywności określający (jak sama nazwa wskazuje) skuteczność najważniejszych działań. Jest to niezwykle pomocne narzędzie w zarządzaniu daną organizacją na wielu obszarach. Kluczowe wskaźniki efektywności KPI są używane przede wszystkim, jako narzędzia służące do kontroli czynności, zarówno w obrębie firmy i jej działów, jak również do porównywania naszej pracy z konkurencją. Wskaźnik KPI mówi nam o stopniu realizacji celów (biznesowych, marketingowych) oraz umożliwia bieżące śledzenie postępu lub spadku wyników dla danego działania, co w konsekwencji wpływa na rozwój firmy.

Co to jest KPI?

Rodzaje wskaźników KPI

Kluczowe wskaźniki efektywności mogą być:

  • całościowe (high-level) - dotyczące ogólnej wydajności firmy,
  • specyficzne (low-level) - skoncentrowane na określonych procesach w poszczególnych działach,
  • wyprzedające (leading) - skoncentrowane na przewidywaniu trendów lub zmian,
  • opóźnione (lagging) - skupiają się na wydajności względem podążania za danym trendem ,
  • strategiczne (strategic) - skupione na monitorowaniu trendów i postępów w odniesieniu do celów,
  • operacyjne (operational) - skoncentrowane na czynnikach pokazujących wzrost biznesu w krótkim odcinku czasu,
  • finansowe (financial) - oparte na czynnikach pokazujących zyski i przychody (np. zysk netto),
  • sprzedażowe (sales) - skupione na ocenie wyników pracowników w stosunku do celów organizacyjnych i sprzedażowych.

Właściwe wskaźniki KPI

Opracowywanie i wdrażanie KPI powinno mieć charakter praktyczny i użyteczny, a ich dobór przemyślany. Przede wszystkim liczba wskaźników nie powinna być duża, powinny być również kompatybilne z już istniejącymi procesami w firmie. Wybieramy zawsze kluczowe wskaźniki KPI dla danego obszaru i śledzimy ich zmiany (np. satysfakcję klientów).

Nie ma uniwersalnych wskaźników KPI dla wszystkich branż i firm. Każde przedsiębiorstwo musi na podstawie swoich działań, celów strategicznych i celów operacyjnych, opracować kluczowe dla siebie wskaźniki efektywności. Należy wyznaczyć sobie główną strategię, a następnie cele pośrednie, które będą z nią powiązane.

Trzeba również pamiętać o odpowiednich narzędziach analitycznych, które będą gromadzić potrzebne dane dotyczące danego wskaźnika KPI i weryfikować postępy Twojej firmy. Analiza danych to niezbędna składowa każdej dobrej strategii. Zaobserwowane wyniki to kopalnia informacji, pozwalająca wyciągnąć wnioski co do dalszych czynności. Na ich podstawie możesz podjąć istotne decyzje i wprowadzić je w życie.

Metoda SMART

Jednym ze sposobów na ustalenie, jakie wskaźniki KPI będą wymierne, jest zastosowanie metody SMART, według której cele powinny być:

  • Specific - sprecyzowane
  • Measurable - mierzalne
  • Achievable - osiągalne
  • Relevant - istotne
  • Time-bound - określone przez ramy czasowe

Rola KPI — korzyści z wykorzystania wskaźników efektywności

Poszczególne, dobrze zdefiniowane wskaźniki KPI, powinny pozwolić przede wszystkim skoncentrować się na obszarach, które są w danym momencie najważniejsze. Jak mówił Peter Drucker „Nie wierz, że zrobisz wielki postęp, robiąc to, co niekonieczne, trzy razy szybciej”. Co więcej, są niezbędne dla monitorowania stanu organizacji. Trzymanie ręki na pulsie i świadomość statusu wcześniejszych założeń pozwoli przewidywać z wyprzedzeniem przyszłość biznesu, po to, by w porę zareagować w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń. Celem pomiaru jest też zwiększenie motywacji u osób, jakimi są pracownicy, przez klarowne przedstawienie zespołowi celu, który ma do osiągnięcia w danym okresie. Kolejną cechą, dla której warto mierzyć KPI, jest możliwość analizy uzyskiwanych przez Twoją firmę wyników, w porównaniu do konkurencji.

Przykłady KPI

Czy wiesz, jaki jest cel Twojej pracy? Co chcesz osiągnąć, jakich efektów oczekujesz? W jaki sposób to osiągniesz? Jakie zakładasz ramy czasowe na osiągnięcie tego? Po czym poznasz, że zadanie zostało zrealizowane? Odpowiedzi na te pytania pozwolą na zdefiniowanie kluczowych wskaźników KPI.

Wskaźniki KPI różnią się od siebie w zależności od tego, w jakiej branży są stosowane. Oto kilka przykładów KPI:

Dla branży sprzedażowej: zwiększenie zadowolenia klientów, liczba klientów z polecenia, liczba wykonanych telefonów oraz współczynnik pozyskanych w ten sposób kontaktów, średnia wartość zamówienia, wskaźnik liczby reklamacji, liczba zamówień dokonana przez nowych klientów, open rate dla poczty e-mail, sprzedaż netto, koszt pozyskania klienta (cost per lead), zaspokojenie potrzeb klientów, badania średnich cen oferowanych towarów i usług,

Dla e-commerce: czas trwania wizyty w sklepie, współczynnik konwersji (conversion rate) z danego kanału sprzedaży, ilość odsłon na jedną sesję, liczba produktów w ofercie, średni czas spędzony na stronie, wzrost sprzedaży,

W marketingu: średni koszt pozyskania leada ze strony, liczba zapytań ze strony internetowej, ilość zapisów do newslettera, liczba obserwujących w mediach społecznościowych,

Związane z zasobami ludzkimi: rotacja pracowników, średni czas zatrudnienia, wskaźnik poziomu zaangażowania, ilość godzin szkoleń na jednego pracownika.

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) - podsumowanie

KPI to — w najprostszym ujęciu — sposób zarządzania zarówno całym przedsiębiorstwem jak i poszczególnymi zadaniami i projektami. Powinien być skupiony przede wszystkim na kluczowych obszarach działalności. Może się zdarzyć, że znalezienie idealnych Key Performance Indicators będzie wymagało sporo pracy i czasu, niemniej jednak gra jest warta świeczki, bo dzięki temu działania będą bardziej wydajne i przybliżą nas do realizacji założonych celów.

Ostatnia aktualizacja: 12 czerwca 2024

Czy ta definicja była dla Ciebie pomocna?

(4.7/5), głosów: 114
Ocena strony:
Marketing Manager

Pozyskuj klientów online i zwiększaj zyski dzięki reklamie w Internecie!

Skontaktuj się z nami

Zamów bezpłatną wycenę!

(czytaj więcej) Na podstawie tej zgody będziemy mogli skontaktować się z Tobą za pośrednictwem np. telefonu czy poczty elektronicznej w celu obsługi przez nas twojego zapytania. Administratorem Twoich danych osobowych jest KS Sp. z o.o. Gorzyce 141, 38-230 Nowy Żmigród, NIP: 6852338589. Gwarantujemy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia ich przetwarzania, a także prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych (więcej na temat przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz w Polityka Prywatności). (zwiń)